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Backup und Datensicherung im kleinen Betrieb
Die beiden häufigsten Sätze zum Thema sind „Wir haben doch OneDrive" und „Das macht Microsoft". Beide stimmen nicht. Synchronisation ist keine Sicherung, und Microsoft empfiehlt in den eigenen Servicebedingungen ausdrücklich, dass Sie Ihre Daten selbst sichern.
Veröffentlicht23.08.2026
Aktualisiert23.08.2026
RedaktionLorem Media GmbH, IT & AI
Der Unterschied, an dem fast alles hängt
Synchronisation hält zwei Orte auf demselben Stand. Wenn Sie eine Datei löschen, wird das gelöscht. Wenn Schadsoftware Dateien verschlüsselt, werden die verschlüsselten Versionen synchronisiert. Das passiert automatisch, schnell und ohne Vorwarnung.
Backup ist eine Kopie eines Zustands zu einem bestimmten Zeitpunkt, die sich nicht mitverändert. Wenn etwas schiefgeht, stellen Sie den Zustand von gestern, von letzter Woche oder von letztem Monat wieder her.
OneDrive, Google Drive und Dropbox sind Synchronisationsdienste. Sie sind kein Ersatz für eine Datensicherung.
„Aber Microsoft sichert das doch“
Das Verantwortungsmodell: Microsoft sichert die Infrastruktur — also dass die Rechenzentren laufen, dass Daten nicht durch Microsofts eigene Fehler verloren gehen. Sie sichern Ihre Daten — gegen das, was in Ihrem Verantwortungsbereich passiert.
Was Microsoft nicht abdeckt: versehentliches Löschen, das erst Monate später bemerkt wird; Konten gelöschter Mitarbeiter (nach etwa 30 Tagen endgültig weg); Schadsoftware-Verschlüsselung, die sich synchronisiert.
Was tatsächlich gesichert werden muss
| System | Typischer Stand |
|---|---|
| Dateien auf Rechnern | Oft nur synchronisiert, kein echtes Backup |
| Postfächer | Meist gar nicht gesichert |
| SharePoint / Drive | Papierkorb ja, Backup nein |
| Teams-Chats | Fast nie gesichert |
| Website und Datenbank | Je nach Hoster unterschiedlich |
| Warenwirtschaft / CRM | Unterschiedlich |
| Server im Haus | Meist gesichert — aber wohin? |
| Zugänge und Passwörter | So gut wie nie gesichert |
Die 3-2-1-Regel
Drei Kopien Ihrer Daten. Zwei verschiedene Speicherarten (z.B. lokale Festplatte und Cloud). Eine davon außer Haus.
Die außer-Haus-Kopie ist entscheidend: Ransomware (Erpressungssoftware) verschlüsselt alles, was das System erreichen kann. Eine Sicherung, die dauerhaft verbunden ist, wird mitverschlüsselt. Eine offline oder in einem separaten Cloud-Konto liegende Kopie überlebt das.
Der Satz, der über den Ernstfall entscheidet
Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist kein Backup — sondern eine Vermutung.
Häufige Überraschungen bei der ersten Wiederherstellung: Die Sicherung lief seit Monaten in einen Fehler. Nur ein Teil des Systems wurde gesichert. Die Wiederherstellung dauert vier Tage. Niemand weiß, wie man zurückspielt.
Ein Wiederherstellungstest einmal im Jahr ist die wirksamste Maßnahme. Er kostet wenig Zeit und zeigt, ob die Sicherung im Ernstfall trägt.
Häufige Fragen
Ist OneDrive ein Backup?+
Nein. OneDrive synchronisiert — gelöschte oder verschlüsselte Dateien werden in die Cloud übernommen. Der Papierkorb und Versionsverläufe helfen kurzfristig, ersetzen aber keine Sicherung, die einen älteren Zustand vorhält.
Sichert Microsoft meine Microsoft-365-Daten?+
Microsoft sichert die Infrastruktur und den Betrieb des Dienstes, nicht Ihre Daten gegen Löschung, Manipulation oder Verschlüsselung. Microsoft empfiehlt in den eigenen Bedingungen, dass Kunden ihre Inhalte selbst sichern.
Wie oft sollte gesichert werden?+
Für die meisten Betriebe reicht täglich. Wo laufend Daten entstehen — Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung — sind kürzere Abstände sinnvoll. Die Frage lautet: Wie viele Stunden Arbeit dürfen im Ernstfall verloren gehen?
Was kostet eine ordentliche Datensicherung?+
Das hängt an Datenmenge, Anzahl der Nutzer, welche Systeme abgedeckt werden und wie schnell wiederhergestellt werden muss. Für einen kleinen Betrieb bewegt es sich im Bereich einer Softwarelizenz pro Nutzer und Monat.
Wir haben noch nie ein Problem gehabt — brauchen wir das wirklich?+
Die Sicherung ist die einzige Maßnahme, die nach einem erfolgreichen Angriff noch hilft. Alles andere — Virenschutz, Firewall — reduziert die Wahrscheinlichkeit. Das Backup entscheidet darüber, was passiert, wenn es trotzdem eintritt.
Datensicherung einrichten lassen
Wir prüfen, was in Ihrem Betrieb tatsächlich gesichert ist, schließen die Lücken — und testen, ob die Sicherung im Ernstfall trägt.