Leistung 02
Digitalisierung & Automatisierung
Jede Woche gehen in deutschen KMU unzählige Stunden für Aufgaben drauf, die kein Mensch machen müsste: Daten abtippen, Rechnungen zuordnen, E-Mails weiterleiten, Berichte zusammenkopieren. Wir digitalisieren Ihre Abläufe und automatisieren sie mit KI — damit Ihr Team Zeit für das hat, wofür Sie es eingestellt haben.
Das Problem
Ihr Team arbeitet — aber zu viel davon ist Verwaltung.
Medienbrüche, doppelte Datenpflege, Papier und Excel-Zwischenlösungen: Gewachsene Prozesse fressen Zeit und produzieren Fehler. Das bremst nicht nur den Alltag, sondern macht Wachstum teuer — jeder neue Auftrag bedeutet proportional mehr Verwaltungsaufwand.
Unsere Lösung
Prozesse, die von selbst laufen.
Wir analysieren Ihre Abläufe, digitalisieren die Grundlagen und automatisieren, was sich lohnt — mit klassischen Workflows und moderner KI, die auch unstrukturierte Aufgaben übernimmt: Dokumente verstehen, E-Mails einordnen, Texte erstellen. Angebunden an Ihre bestehenden Systeme, gemessen am eingesparten Aufwand.
So gehen wir vor
- 01
Prozess-Check
Wo geht Zeit verloren? Wir finden die Prozesse mit dem besten Aufwand-Nutzen-Verhältnis.
- 02
Fahrplan
Priorisierte Roadmap: Was wird wann automatisiert, was bringt es, was kostet es.
- 03
Umsetzung
Schrittweise Automatisierung — jede Stufe liefert für sich schon messbaren Nutzen.
- 04
Messen & Ausbauen
Eingesparte Zeit wird sichtbar gemacht. Was funktioniert, wird auf weitere Prozesse übertragen.
Werkzeuge & Technologien
- KI-Workflows (LLM-Integration)
- n8n / Power Automate
- Microsoft 365
- REST-APIs & Schnittstellen
- OCR & Dokumentenanalyse
- Eigene Automations-Server
Typische Anwendungsfälle
Sonderprozesse ohne Standardsoftware
Wenn Abläufe zu speziell für Software von der Stange sind, bauen wir die passende Verbindung aus Regeln, Schnittstellen und AI-Logik.
E-Mail & Kommunikation
Anfragen automatisch einordnen, an die richtige Stelle leiten und Vorarbeiten für Antworten oder Übergaben erzeugen.
Reporting & Datenflüsse
Daten aus mehreren Systemen automatisch zusammenführen, prüfen und in verwertbare Dashboards oder Berichte überführen.
Fachbeispiel
Individuelle Prozesslogik statt Standard-Workflow von der Stange.
Interessant wird Automatisierung dort, wo Standardsoftware aufhört: etwa wenn mehrere Systeme zusammenspielen, Entscheidungen von Kontext abhängen oder Informationen aus freien Texten, PDFs und Rückfragen zusammengeführt werden müssen. Genau solche Prozesse zerlegen wir in nachvollziehbare Schritte und bauen daraus eine belastbare Lösung.
1. Ausgangslage verstehen
Welche Informationen kommen wo rein, welche Entscheidungen trifft heute ein Mensch, und an welchen Stellen brechen Abläufe aktuell auseinander?
2. Logik abbilden
Regeln, Ausnahmen, Eskalationen und Schnittstellen werden so modelliert, dass nicht nur der Idealfall funktioniert, sondern auch die Realität im Betrieb.
3. Stabil betreiben
Monitoring, Protokollierung und klare Übergaben sorgen dafür, dass die Automation nicht nur beeindruckt, sondern im Alltag zuverlässig läuft.
Kosten & Umfang
Wovon der Aufwand abhängt
Wir nennen keine Pauschalpreise, weil Umfang und fachliche Tiefe je nach Projekt stark variieren. Orientierung geben die Faktoren, die den Aufwand tatsächlich treiben.
- Anzahl beteiligter Systeme und Schnittstellen
- Verfügbarkeit und Qualität bestehender Daten
- Anteil an Sonderfällen/Ausnahmen im Prozess
- Prüf- und Freigabelogik (fachlich/rechtlich)
- Anforderungen an Monitoring und Nachvollziehbarkeit
Angebotsprozess
Wie ein Angebot zustande kommt
Wir klären im Erstgespräch Ziel, Randbedingungen und Prioritäten. Danach erhalten Sie einen klar abgegrenzten Vorschlag mit sinnvollem Umfang statt einer offenen Schätzung.
Budget
Sagen Sie uns, welcher Rahmen bei Ihnen realistisch ist. Wir sagen Ihnen ehrlich, was darin geht, was nicht — und ob wir dafür der richtige Partner sind.
Rahmenbedingungen
Worauf es für ein gutes Projekt ankommt
Nicht jede Herausforderung scheitert am Budget oder an der Technik. Oft sind es unklare Rahmenbedingungen, fehlende Prioritäten oder unrealistische Erwartungen. Genau dort sprechen wir lieber offen als Ihnen etwas zu versprechen, das später nicht trägt.
- Wenn der Prozess selbst noch nicht klar genug beschrieben ist und erst organisatorisch sortiert werden muss.
- Wenn Ausnahmen, Zuständigkeiten und Freigaben bewusst unklar bleiben sollen.
- Wenn nur eine schnelle Insellösung gewünscht ist, ohne Rücksicht auf bestehende Systeme und spätere Wartbarkeit.
Nächste Schritte
Was danach oft kommt
Microsoft 365 einrichten
Viele Automationsworkflows werden robuster, wenn Benutzer-, Rechte- und Datenbasis sauber in M365 steht.
→ weiterdenkenIT-Systeme stabilisieren
Bei veralteter Infrastruktur lohnt sich oft zuerst ein stabiler Betriebsunterbau.
→ weiterdenkenConsulting für Priorisierung
Wenn mehrere Prozesse gleichzeitig drücken, hilft eine klar priorisierte Roadmap.
→ weiterdenkenHäufige Fragen
Was lässt sich in einem KMU überhaupt automatisieren?+
Mehr als die meisten denken: Rechnungseingang und -prüfung, Angebotserstellung, E-Mail-Sortierung und -Beantwortung, Datenübertragung zwischen Systemen, Berichte und Auswertungen, Terminkoordination, Dokumentenablage. Faustregel: Alles, was regelmäßig, nach ähnlichem Muster und am Bildschirm passiert, ist ein Kandidat.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?+
Digitalisierung heißt: Papier- und Insellösungen werden durch digitale, verbundene Prozesse ersetzt. Automatisierung geht einen Schritt weiter: Der digitale Prozess läuft ohne manuelles Zutun — mit KI auch bei Aufgaben, die früher menschliches Urteilsvermögen brauchten, etwa Texte verstehen oder Dokumente zuordnen.
Wie schnell rechnet sich eine Automatisierung?+
Häufig innerhalb weniger Monate. Beispiel: Spart eine Automation 5 Stunden pro Woche, sind das über 250 Stunden im Jahr. Wir priorisieren bewusst Prozesse mit klarem, messbarem Nutzen und starten mit dem, was sich am schnellsten bezahlt macht.
Sind meine Daten bei KI-Automatisierungen sicher?+
Datenschutz ist Grundvoraussetzung, keine Option. Wo nötig, setzen wir auf europäische Anbieter, lokale Modelle oder anonymisierte Verarbeitung. Was mit Ihren Daten passiert, legen wir vor Projektstart transparent fest — DSGVO-konform.
Müssen wir dafür unsere bestehende Software wechseln?+
In der Regel nicht. Wir binden Automatisierungen an Ihre vorhandenen Systeme an — E-Mail, ERP, Buchhaltung, Microsoft 365, Branchensoftware. Ein Systemwechsel ist nur dann Thema, wenn das Bestehende wirklich nicht mehr trägt.
Wie startet man am besten?+
Mit einem kurzen Prozess-Check: Wir schauen uns gemeinsam an, wo in Ihrem Alltag Zeit verloren geht, und identifizieren die 2-3 Prozesse mit dem besten Aufwand-Nutzen-Verhältnis. Daraus entsteht ein konkreter Fahrplan — umgesetzt wird Schritt für Schritt.
Kontakt
Klingt nach Ihrem Thema?
Unverbindliches Erstgespräch — auf Anfragen melden wir uns in der Regel innerhalb von 24 Stunden zur ersten Kontaktaufnahme.