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Prozesse automatisieren: den richtigen Startpunkt finden
Die Frage ist selten, ob sich etwas automatisieren lässt — sondern womit man anfängt. Vier Kriterien reichen, um Kandidaten zu vergleichen: Häufigkeit, klare Regeln, Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit. Wer drei davon erfüllt, ist ein guter erster Fall. Und der beste erste Fall ist fast nie der größte.
Veröffentlicht10.08.2026
Aktualisiert23.08.2026
RedaktionLorem Media GmbH, IT & AI
Das Bewertungsraster
Vier Fragen pro Kandidat. Beantworten Sie sie mit hoch, mittel oder niedrig.
1. Wie oft kommt der Vorgang vor?
- hoch: täglich oder mehrmals täglich
- mittel: mehrmals pro Woche
- niedrig: wöchentlich oder seltener
Unterhalb von etwa fünf Vorgängen pro Woche lohnt sich die Automatisierung in aller Regel nicht.
2. Folgt er klaren Regeln?
Lässt sich der Ablauf beschreiben als: Wenn A eintritt, dann passiert B, außer bei C? Ein guter Test: Bitten Sie zwei Personen unabhängig voneinander, den Ablauf aufzuschreiben. Wenn dabei zwei unterschiedliche Beschreibungen herauskommen, ist der Prozess noch nicht automatisierungsreif — dann ist der erste Schritt, ihn festzulegen, nicht ihn zu automatisieren.
3. Wie viel Zeit bindet er?
Wichtig: gemessen, nicht geschätzt. Eine Woche lang mitschreiben, wie lange etwas tatsächlich dauert, verändert die Einschätzung regelmäßig — in beide Richtungen. Und Sie brauchen den Ausgangswert ohnehin, um hinterher sagen zu können, ob es etwas gebracht hat.
4. Wie fehleranfällig ist er?
Dieses Kriterium wird unterschätzt, weil der Nutzen nicht in Stunden sichtbar wird. Ein falsch erfasster Rechnungsbetrag kostet keine Minuten — er kostet eine Mahnung, ein Telefonat und im ungünstigen Fall einen Kunden.
Drei von vier Kriterien mit „hoch" — starker Kandidat. Damit können Sie anfangen.
Zwei mit „hoch" — genauer hinsehen. Meistens machbar, aber die Wirtschaftlichkeit hängt am Detail.
Weniger als zwei — vorerst zurückstellen. Auch wenn der Vorgang ärgerlich ist.
Vorgänge, die sich fast immer lohnen
| Vorgang | Warum er sich eignet |
|---|---|
| Rechnungs- und Belegerfassung | täglich, klare Struktur, fehleranfällig beim Abtippen, deutlich messbare Zeitersparnis |
| E-Mails einordnen und weiterleiten | hohe Frequenz, klare Kategorien, spart vor allem Unterbrechungen |
| Angebote vorbereiten | wiederkehrende Bausteine, klare Regeln, verkürzt die Reaktionszeit gegenüber Kunden |
| Daten zwischen Systemen übertragen | reine Fleißarbeit, hoch fehleranfällig, keinerlei Wertschöpfung |
| Wiederkehrendes Reporting | fester Rhythmus, feste Struktur, bindet oft mehr Zeit als vermutet |
| Aufnahme neuer Mitarbeitender | regelbasiert, viele Beteiligte, geht sonst regelmäßig etwas unter |
Der Ablauf in der Praxis
- Sammeln. Fragen Sie im Team, welche wiederkehrenden Tätigkeiten Zeit kosten. Ohne Bewertung, ohne Diskussion. Zehn bis fünfzehn Nennungen sind ein guter Anfang.
- Messen. Für die drei bis fünf aussichtsreichsten Kandidaten eine Woche lang mitschreiben, wie oft und wie lange.
- Bewerten. Das Raster anwenden. Meist bleiben ein bis zwei klare Kandidaten übrig — und oft ist es nicht der, den man erwartet hätte.
- Den Ablauf aufschreiben. Bevor irgendetwas gebaut wird: Auslöser, Schritte, Ausnahmen, wer prüft? Diese halbe Stunde erspart später Tage.
- Umsetzen — klein. Ein einzelner Vorgang, ein System, mit Prüfschritt. Bei überschaubarem Umfang sind wenige Wochen realistisch.
- Messen und ausbauen. Vergleich mit dem Ausgangswert. Wenn es trägt, den nächsten Fall nehmen.
Die Ausnahmen sind der Aufwand
Nicht der Normalfall kostet Zeit, sondern die Sonderfälle. Die Rechnungserfassung ist schnell gebaut — Aufwand entsteht bei der Rechnung ohne Bestellnummer, beim Lieferanten mit dem exotischen Format, bei der Gutschrift, bei der Fremdwährung.
Die pragmatische Lösung: 80 Prozent der Standardfälle automatisieren, den Rest weiter von Hand erledigen. Der Versuch, auch die letzten 20 Prozent abzudecken, kostet oft mehr als die ersten 80.
Eine Übersicht über die vier Automatisierungstypen — von einfacher Regelautomatisierung bis zum KI-Agenten — finden Sie im Beitrag KI-Agent, Chatbot, Automatisierung — was ist was?
Häufige Fragen
Womit sollten wir anfangen?+
Mit dem kleinsten Vorgang, der mindestens drei der vier Kriterien mit 'hoch' erfüllt. Nicht mit dem größten und nicht mit dem, der am meisten ärgert.
Brauchen wir dafür neue Software?+
Oft nicht. Häufig lassen sich vorhandene Systeme über eine Automatisierungsplattform verbinden. Neue Software wird erst nötig, wenn ein beteiligtes System keine Schnittstelle hat.
Wie lange dauert die Umsetzung?+
Bei einem überschaubaren Vorgang innerhalb eines Systems einige Wochen. Sobald mehrere Systeme oder viele Ausnahmen beteiligt sind, entsprechend länger — meist wegen der Datenlage, selten wegen der Technik.
Was, wenn sich der Prozess ändert?+
Dann muss die Automatisierung angepasst werden. Deshalb ist es sinnvoll, mit stabilen Abläufen anzufangen und nicht mit solchen, die gerade umgebaut werden.
Ist das dasselbe wie KI?+
Nein. Vieles davon ist klassische regelbasierte Automatisierung ohne KI. KI kommt ins Spiel, wo etwas gelesen, eingeordnet oder formuliert werden muss. Häufig ist die Kombination am wirksamsten.
Welcher Prozess ist Ihr erster Kandidat?
Nennen Sie uns drei Vorgänge, die regelmäßig Zeit kosten — wir wenden das Raster an und sagen Ihnen, welcher davon der richtige Einstieg ist.